每年11月由党政办（外事处）会商组织人事处、资产财务处根据学校财政预算、报分管领导拟定《学院年度因公出访计划》报院务会审议通过后，送市外办报批。

    根据年度因公出访计划由党政办（外事处）会商组织人事处初步拟定因公出国出访人员名单报分管领导并报院务会审议通过。

    党政办（外事处）向市外办报批当年的出国、赴港澳团组计划、邀请函、日程安排、团组人员名单、经费预算表等。出国、赴港澳人员填写《因公临时出国（境）人员备案表》、《出国（境）人员报名审批表》、《武汉市因公出国（境）报批表》等报市外办审批。局级干部填写《局级干部出国预审表》报分管市长批准再报市外办审批。

    市外办下达出国任务批件后，出国人员将填写的护照（通行证）申请表一份、身份证复印件一份、护照（通行证）登记照交由党政办（外事处）办理因公护照（通行证），办理证照并签证(签注)。护照（通行证）照片需到省外办一楼指定地点拍摄并填写条形码确认单，将照片确认单签名后一并交由党政办（外事处）办理护照（通行证）。党政办将出国、赴港澳任务批件和团组《因公临时出国（境）人员备案表》交由市委组织部备案。党政办（外事处）完成网上申报系统报批和办理护照手续。

党政办（外事处）预定国际机票、境外保险；联系、安排出国团组国外、港澳的公务活动、住宿、交通等。准备外事礼品、出国相关资料，缴纳各项费用，团组行前教育，并实时跟踪国外、港澳行程安排及状况。

出国、赴港澳人员完成出国、赴港澳任务后，回校一周内须将因公护照（通行证）交还党政办（外事处）统一交市外办集中管理。出国、赴港澳团组负责10天内提交一份出访总结，由党政办（外事处）报分管领导审批后报市外办。出国、赴港澳团组凭出国、赴港澳任务批件，到资产财务处办理在出国、赴港澳相关账目核销手续。