每年10月，各拟申请培训计划的系（部、院）填写《武汉软件工程职业学院出国（境）培训计划申请表》报组织人事处。组织人事处会商党政办（外事处）根据学校财政预算、往年计划情况筛选拟定出国、赴港澳培训计划。计划报党委会通过后由外事处报市外专局、国家外专局审批。

每年3月份，国家外专局下达年度培训计划后，由组织人事处会商党政办（外事处）、高职教务处、电大教学处拟定年度因公出国、赴港澳培训人员指标分配及人员名单。报校长办公会审议通过。

根据国家外专局下达的计划，党政办（外事处）负责与国外、港澳联络并执行出国培训计划。向市外专局、国家外专局报批出国团组项目培训计划、境外中英文邀请函、日程安排、团组人员名单、经费预算证明等。

国家外专局下达项目任务通知书后，由党政办（外事处）办理人员出国手续。出国人员填写《因公临时出国（境）人员备案表》、《出国（境）人员报名审批表》、《武汉市因公出国（境）报批表》等报市外侨办审批出国计划。

参看《武汉软件工程职业学院办理因公短期出国（境）手续流程图》。

党政办（外事处）负责预定国际机票、境外保险；联系、安排出国培训团国外、港澳的公务活动、住宿、交通等。准备外事礼品、相关资料，缴纳各项费用，进行团组行前教育。实时跟踪国外行程安排及状况。

出国人员回校一周内须将因公护照（通行证）交还党政办（外事处）统一上交市外办集中管理。培训团组10天内提交出国（境）培训团团组学习总结1份，经分管校领导批准通过后报市外专局和国家外专局。培训团组凭出国、赴港澳任务批件，到财务处办理出国、赴港澳账目核销手续。