每年11月由党政办（外事处）会商组织人事处、资产财务处根据学校财政预算拟定《学院年度赴台计划表》报分管领导审批后，报校长办公会审议通过，送市台办报批。

因公赴台培训项目人员名单由组织人事处初步拟定，因公赴台其他项目人员名单由党政办（外事处）初步拟定。名单拟定后报分管领导并报校长办公会审议通过。

提供邀请函、日程安排、团组人员名单、在职证明、经费预算表等材料。赴台人员填写《入台申请书》（及电子表格）、《因公临时赴台人员备案表》(局级6份，其他4份) 、《大陆居民往来台湾地区申请审批表》（及电子表格）、身份证复印件（一份）、照片（白底彩色2寸），学历证明和职称证明（复印件各一份），身份证和户口本（本人页合印复印件一份）。局级干部《因公临时赴台人员备案表》一份到组织部备案。

市外台办下达赴台立项批件后，将市台办任务批件及相关材料报省台办立项。省台办下达立项批件后，团组人员到出入境管理局办理《大陆居民往返台湾通行证》。

党政办（外事处）预定国际机票、境外保险；联系、安排赴台团组在台湾的公务活动、住宿、交通等。准备外事礼品、赴台相关资料，缴纳各项费用。联系台办做团组行前教育。并实时跟踪台湾行程安排及状况。

赴台人员回校一周内须将通行证交还，党政办（外事处）统一交市台办集中管理。赴台团组负责10天内提交一份出访总结，由党政办（外事处）报分管领导批准通过后报市台办。赴台团组凭赴台任务批件，到资产财务处办理因公赴台相关账目报销核销手续。