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学术报告厅使用及管理制度

[发表时间]:2018-12-26 [来源]:党政办   [浏览次数]:

学术报告厅是学校举办学术报告、讲座以及各种校级工作会议等活动的场所,为规范报告厅的日常使用及管理,特制定如下规定:

一、报告厅的用途 

1、召开较高层次和级别的学术会议、讲座;

2、举办大型报告会、会议; 

3、经学校批准的其他活动。

二、报告厅的管理 

1、报告厅由学校党政办公室专人负责;

2、报告厅的使用安排遵循校级会议及活动优先的原则。如无重大会议及活动安排,则按照申请时间顺序安排使用报告厅,党政办公室进行统筹和调整;

3、学校或各学院、各部门使用时必须有专人负责协调参会人员进场和退场的疏导并在会场内进行组织和管理,活动组织方配合报告厅管理人员做好设备的使用及维护工作,尤其做好安全防范工作;

4、活动组织方在使用前要确保音响、灯光及多媒体设备调试完毕,会议(活动)结束后,活动负责人要认真检查、清理场地并通知报告厅管理员关闭电源,确保厅内安全;

5、报告厅管理员对每次使用情况进行登记、检查、上报。室内设施在会议(活动)期间如遭人为损坏,由使用人负责赔偿,并追究会议(活动)组织者的相关责任,同时限制其本学期内再次使用;

6、报告厅管理人员和后勤保障人员要定期对灯光、音响、线路、消防栓等电器设备进行安全检查,发现问题及时处理,确保电器设备安全有效地工作,做到防患于未然;

7、校外单位借用报告厅须经校领导批准后方可使用。

三、报告厅的使用报批程序 

1、申请使用人下载填写《报告厅使用申请表》,填写使用时间、活动负责人、活动内容、人数及其它服务要求等,经登记批准后方可使用;

2、使用报告厅原则上应提前三个工作日到办公室办理申请手续,重大会议或对会场环境及设备有特定要求的,须提前一周预约。如果学校临时有紧急会议需使用报告厅,经校领导批准,方可启用;

3、举办哲学社会科学类报告会、研讨会、讲座、论坛等活动需在宣传部备案;

4、办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知办公室。

四、报告厅的使用要求  

1、进入报告厅须衣着整齐、举止文明,禁止穿背心、拖鞋、衣衫不整进入;

2、保持厅内卫生干净,严禁吸烟,不准随地吐痰、吃带果壳的食物和随地丢弃垃圾;

3、严禁携带易燃易爆物品进入报告厅;

4、对号入座,爱护公物,严禁一个座位坐多人,不得踩踏座椅;

5、报告厅内多媒体设备和音响由管理人员操作,未经允许,任何人不得动用。禁止私拉电线、乱接插座、私自安装其他电器设备,使用设备要严格遵守操作规程,不得超负荷运行;

6、只允许在报告厅内指定位置张贴悬挂横幅标语,严禁使用双面胶(海绵胶、封箱胶布等)粘贴或用铁钉打孔;

7、凡违反上述规定的,管理人员有权采取制止违规行为、请出场外直至谢绝入场等处理办法;

8、报告厅使用完毕后,由使用负责人和办公室管理人员共同检查,出现问题及时上报,及时处理,以备下次正常使用。

 

 

 

武汉软件工程职业学院

党政办公室        

2018年12月       

武汉软件工程职业学院报告厅使用申请表

使用部门


联系人


预约时间


联系电话


使用时间


使用地点


申请事由


部门领导

意见


分管校领导

意见

(校外单位借用报告厅须经校领导批准)

党政办意见


宣传部意见

(举办哲学社会科学类报告会、研讨会、讲座、论坛等活动需在宣传部备案)

使用记录


备注


注:此申请表由党政办公室存档。